Information om migrering av kunskapsstöd för Nationellt kliniskt kunskapsstöd under våren 2024

• Nationella redaktionen sköter migrering av allt publicerat innehåll, inklusive regionala tillägg. Detta sker 4 – 27 mars.
• Under mars månad kan man jobba som vanligt i Verktyg för kunskapsstöd (VKS) förutom en sak, inga regionala tillägg på redan publicerat innehåll får läggas till.
• Nationell remiss och synpunksinhämtning pågår som vanligt under mars. Synpunktsinhämtningen som skulle gått ut den 1 april ställs dock in.
• Från och med april används verktyget Optimizely för publicering av nationellt och regionalt innehåll. Endast nationella och regionala redaktörer kommer att arbeta i Optimizely. Utbildning för regionala redaktörer sker under februari och mars. Inbjudan till dessa tillfällen kommer via mejl*.
• Från och med april används Teams som redaktionell samarbetsyta i stället för VKS. På uppstartsmöte del 2 går vi igenom det nya uppdaterade arbetssättet. Datum för uppstartsmöten del 2 under februari, mer information om det hittar du här. Det kommer även fler tillfällen under våren. Kunskapsstöd som är under nyproduktion eller revidering migreras successivt över till Teams under april/maj.

*) Under februari och mars har vi erbjudit utbildningar i det nya publiceringsverktyget Optimizely (ofta förkortat 'Opti') för Nationellt kliniskt kunskapsstöd. Nedan finns en inspelning av ett sådant tillfälle:

Utbildning i Opti - regionala redaktörer - 20240314.mp4

29 februari: Sista dag för regionala redaktörer att lägga in regionala tillägg i VKS på publicerat innehåll.

1 mars: Nationella redaktionen publicerar februaris publiceringskandidater inklusive regionala tillägg via VKS.

1 mars: Nationella redaktionen tar ut lista från VKS för migrering av allt publicerat innehåll.

4 – 27 mars: Nationella redaktionen migrerar och kvalitetssäkrar allt nationellt och regionalt redan publicerat innehåll till det nya systemet Optimizely.

29 mars: Sista dag för synpunktsinhämtning via VKS.

30 mars – 7 april: Författare hanterar synpunkter i VKS.

31 mars: Sista dag för regionala redaktörer att skapa regionala tillägg på publiceringskandidater i VKS.

2 april: Nationella redaktionen publicerar mars månads publiceringskandidater inkl regionala tillägg via VKS.

2 april: Nationella redaktionen lägger upp aprils publiceringskandidater i Optimizely.

3 april: Regionala redaktörer kan börja lägga in regionala tillägg på publiceringskandidater i Optimizely.

3 april - 5 april: Nationella redaktionen migrerar de sista kunskapsstöd som publicerades via VKS den 2 april och överför dem till Optimizely.

7 april: Sista dag för arbete i VKS för nationella författare och nationell redaktion.

8 april och framåt: Processledarna för respektive NPO mejlar information till funktionsbrevlådan, nkkredaktionen@inera.se, vilka pågående kunskapsstöd man vill ha hjälp att ta ut som worddokument från VKS och överföra till den nya samarbetsytan på Teams.

8 april: VKS ”stängs” för att arbeta i men sparas som ”Arkiv” där nationella redaktionen har möjlighet att exportera ut senaste versionen av ett kunskapsstöd och vid behov även tidigare versioner.

8 april – 8 maj: Nationella redaktionen migrerar allt nationellt och regionalt innehåll som är pågående arbete till Teams. Från och med april används Teams som redaktionell samarbetsyta.

9 april: Regionala redaktörer kan börja lägga in regionala tillägg även på publicerat material via Optimizely.

29 april: Byte till nytt API. OBS! Påverkar endast de regioner som hämtar innehåll till regionala egna sajter via API.

30 april: Sista dag för regionala redaktörer att skapa regionala tillägg i Optimizely på april månads publiceringskandidater.

2 maj: Första publiceringsdatumet då nationella redaktionen publicerar publiceringskandidater inklusive regionala tillägg via Optimizely.

Därefter jobbar vi helt enligt ny process via Teams och i verktyget Optimizely och inget mer arbete sker i VKS.

Hantering av migreringen

Nationella redaktionen kommer migrera allt innehåll inklusive regionala tillägg. En kvalitetssäkring kommer utföras för att säkerställa att allt material har migrerats över korrekt.

Migreringen från VKS till det nya systemet Optimizely av redan publicerat innehåll kommer pågå från 4 mars till 27 mars.
Migreringen från VKS till Teams av innehåll som är under pågående arbete sker från 8 april till 8 maj.

Synpunktsinhämtning och Nationell remiss

Synpunktsinhämtning och nationell remiss pågår som vanligt under mars, sista datum för synpunkter via VKS blir den 29 mars. Synpunktsinhämtningen den 1 april ställs in.

Från och med maj kommer synpunktsinhämtning ske via ett enkätverktyg som redaktionen hanterar.

Redaktionell hjälp under migreringsperioden

Under migreringsperioden mars-april kommer redaktionen inte kunna bistå med redaktionell bearbetning i samma omfattning som vanligt. Redaktionen tar emot granskningar (1 och 2) i VKS för nationell bearbetning fram till 7 mars. Därefter sker granskningar enligt det nya arbetssättet i Teams. Under april kan granskningar behöva nedprioriteras. Redaktionen kommer att prioritera de kunskapsstöd som planeras gå ut på remiss den 15 april samt de kunskapsstöd som ligger efter i revidering.

Teams som ny samarbetsyta

Teams kommer under april att ersätta VKS som samarbetsyta för NAG. Kunskapsstöd som är under arbete kommer successivt att flyttas över till Teams av den nationella redaktionen under april/maj. För att kunna säkerställa vad som behöver flyttas över måste redaktionen få in information om vilka kunskapsstöd som är aktuella. Vi hoppas att ni som har rollen som processledare förser redaktionen med denna information. Från den 8 april mejlar ni till funktionsbrevlådan, nkkredaktionen@inera.se, och berättar vilka pågående kunskapsstöd som ni vill ha överflyttade till samarbetsytan i Teams. Planen är att alla pågående kunskapsstöd ska vara exporterade och överflyttade till Teams den 8 maj.

Nationella redaktionen hanterar behörigheter till samarbetsytan på Teams. Instruktioner gällande behörighetsbeställning för processledare kommer inom kort att finnas tillgängliga på vår webbplats.

Utbildning i Teamsytan

För att stödja NAG:ar och processledare att komma i gång med arbetet inne i Teams går redaktionen igenom det nya arbetssättet på Uppstartsmöte del 2 från och med februari. Ingen föranmälan behövs. Läs mer om det här.

Regionala tillägg

Under mars månad är det stopp för att publicera regionala tillägg i VKS i redan publicerade kunskapsstöd. Endast regionala tillägg på publiceringskandidater ska läggas in i VKS under mars månad. Detta för att säkerställa att korrekta versioner migreras över till det nya webbpubliceringsverktyget.

Utbildningar för regionala redaktörer i det nya publiceringsverktyget Optimizely kommer att hållas vid fem tillfällen under februari och mars:

• Måndag 19 februari, 26 februari samt 11 mars.
• Torsdag 22 februari och 14 mars.

Inbjudningar till dessa kommer att skickas via mejl. Som regional redaktör kommer du att få behörighet att skapa regionala tillägg i det nya publiceringsverktyget efter att du genomgått utbildning. Du loggar in i Optimizely med hjälp av ditt SITHS-kort.

Opti-introduktion för regionala redaktörer

Här finns en inspelning av utbildningen i Optimizely för Nationellt kliniskt kunskapsstöd. Inspelningen är gjord 14 mars 2024:

Utbildning i Opti - regionala redaktörer - 20240314.mp4

Har du frågor om migreringen?
Kontakta vår funktionsbrevlåda: nkkredaktionen@inera.se